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6 PASSOS PARA FACILITAR O ENVIO DA DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL: Como descomplicar a sua vida e a dos contadores responsáveis pela sua empresa.

10/02/2020

 

 

Falar sobre o envio das documentações contábeis não é tão simples como compreendemos, ter o controle de toda a movimentação que a empresa realiza não é uma das atividades mais fáceis de serem realizadas, principalmente quando nos direcionamos às empresas de pequeno e médio porte que estão ascendendo gradativamente no mercado e estão começando a ter obrigações que envolvem envios de informações contábeis ao fisco. Esses relatórios devem ser elaborados e enviados por profissionais da contabilidade que estão responsáveis pela empresa.

 

É importante ressaltar que, o atraso ou a falta de documentos e informações geram:

  • pendências junto aos Órgãos fiscalizadores;
  • retrabalhos que aumentam o número de retificações junto aos órgãos competentes;
  • diminuição da produtividade e eficiência nas entregas;
  • reflexos em muitas obrigações acessórias e na apuração de impostos que já foram fechados e transmitidos ao fisco;
  • necessidade de conciliar as demais rotinas com a execução dos atrasos.

Muitas vezes, pensamos que a culpa desse atraso é da contabilidade, porém, relatórios completos e regularizados são criados com o conjunto Empresa e Contadores.

Você sabia que grande parte dos atrasos no envio das obrigações acessórias são causadas pela entrega de documentos fora da data prevista ou pela entrega de informações incompletas?

E por isso, separamos 6 passos para facilitar a sua vida e a do seu contador no momento de enviar os relatórios.

 

1. Definir um colaborador que possa focar exclusivamente em todos os detalhes financeiros por pelo menos 4 horas por dia

Para iniciarmos o passo 1 de melhor gestão de documentação e detalhes financeiros, precisamos entender que é uma função que não deve ser realizada de qualquer maneira, mas sim com bastante atenção e foco, para que não haja nenhum erro que interfira nos valores e na confiabilidade das informações que serão repassadas. É muito necessário que a atividade administrativa seja realizada com atenção a todos os detalhes, pois, nada melhor do que entregar tudo certinho pro seu contador, né?

2. Controlar e arquivar todos os documentos da empresa (Notas fiscais, contas para pagar, comprovantes de pagamento)

O máximo que você vai precisar para realizar essa atividade será separar duas ou três pastas com etiquetas definido do que irá conter em cada uma, lembrando que, será feito um controle de documentos que vão fazer parte de tudo que entra ou sai da empresa referente à bens, despesas e custos (Isso inclui o que é eventual também, viu? Na contabilidade, TUDO precisa ser registrado!). Só mais uma coisinha para irmos ao o passo 3, as Notas Fiscais (NFS-e) são de extrema importância para que o Departamento Fiscal responsável pelas questões tributárias da sua empresa possa conferir se está tudo correto e legalizado, então não deixe de guardar as notas também!

3. Compreender as despesas, custos fixos e receitas fixas

Compreender o que são as despesas, custos e receitas da sua empresa vai te ajudar bastante na hora de repassar para o software que vamos falar logo mais, no passo 6. Esse procedimento irá facilitar o processo e você vai poder realizar essa conciliação de forma rápida e prática, afinal, tempo é dinheiro, né? Mas como pode facilitar? Bom, entendendo o fluxo de dinheiro da sua empresa, o que ela precisa para estar 100% funcionando de forma eficiente, como e de que forma entram as receitas, você vai poder entender quando receber os seus relatórios completos e interpretar o que está acontecendo, ou seja, o que pode aumentar de lucro, o que pode diminuir de despesas, e muito mais.

 

4. Os extratos bancários semanalmente e definir o que foi cada despesa ou receita

A verificação é muito importante para que você tenha controle frequente do que está entrando e saindo da empresa, e também vai te ajudar a lembrar de tudo o que aconteceu durante o mês. Nada melhor do que ter tudo sob controle, não é mesmo? Eu não poderia deixar de te falar que na primeira vez que esses passos forem realizados, vai ser um pouco mais demorado e cansativo, mas eu te garanto que quando tudo estiver sendo processado sem a sua interferência, você vai ficar bastante tranquilo e conseguir focar no crescimento da sua empresa por outros ângulos.

5. Utilização de um software de Controle Financeiro

O software de Controle Financeiro vai realizar o que você poderia realizar manualmente, porém reduzindo mais de 70% do tempo que você utilizaria e de forma bem mais prática e simplificada. Com ele, você vai poder conectar rapidamente seus extratos, adicionar as descrições, ver o que precisa pagar, o que tem que receber, tudo isso com a presença de gráficos e visualização simples. Esse Software pode ser utilizado como forma de Visualização pelo contador, e ele vai ter todas as informações necessárias para realizar os relatórios contábeis solicitados pela Receita, SEFAZ, SEFIN, Prefeitura da sua cidade, e muito mais. Aqui na Controlpax a gente utiliza o Caixa no Verde (https://www.caixanoverde.com.br/).

6. Conversar com o seu contador sobre as eventualidades que aconteceram durante o mês

Sempre será simples para o contador definir o que é despesa fixa, receita fixa, custo e lucro, afinal, ele tem acesso àquela informação mensalmente. Porém, quando ocorre algum recebimento, gasto eventual, é importante explicar o que aconteceu, afinal, uma das finalidades dos relatórios é auxiliar na tomada de decisão e verificar como está a situação da empresa em relação ao mercado, por isso, deixar claro o que está acontecendo é um dos pontos mais importantes para que os relatórios cumpram seu papel.

 

E aí, gostou das dicas? Fala pra gente o que você achou aqui nos comentários e fala um pouco sobre os temas que você quer que a gente explore aqui no Blog da Controlpax.

Um abraço e até a próxima!

 

 

 

ESCRITO POR

Ana Dâmaris

Setor Administrativo – Controlpax Contabilidade e Gestão Ltda. Graduanda em Contabilidade pela Universidade Federal do Ceará (UFC).


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         Valdemir Alves


Sócio Diretor da Controlpax Contabilidade & Gestão Ltda e da Controlpax Treinamento e Recrutamento Ltda.

Contador e consultor empresarial nas áreas Tributária, Fiscal, Contábil e Gestão Empresarial.

Coordenador de comunicação da Associação dos Jovens Empresários de Fortaleza – Gestão 2018.

Conselheiro do conselho regional de contabilidade do Ceará - Gestão 2018 a 2022.

 Coordenador da Comissão de Normas Técnicas aplicadas às áreas Fiscais, Tributária e Societária do Conselho Regional de Contabilidade do Ceará – CRC-CE.

Instrutor de cursos e palestras; MBA em Contabilidade e Direito Tributário pelo IPOG.

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         Magno Ribeiro


Sócio Diretor da Controlpax Contabilidade & Gestão Ltda e da Controlpax Treinamento e Recrutamento Ltda.

Atua há 07 anos como Contador e Consultor Tributário e Fiscal.

Membro da comissão de Normas Técnicas do Simples nacional do Conselho Regional de Contabilidade do Ceará – 2016/2017.

Coordenador Administrativo/Financeiro da Federação das Associações dos Jovens Empresários do Ceará – Gestão 2018 a 2019.

MBA em Contabilidade e Direito Tributário pelo IPOG.

Ciro

         Ciro Mariano

Bacharel em Ciências Contábeis. 

Sócio Diretor da Controlpax Contabilidade e Gestão Ltda.

Sócio Diretor da Empresa Simplifica Soluções em Folha de Pagamento.

Coordenador dos Cursos de Departamento Pessoal da P&P Treinamentos. 

Consultor, Palestrante e facilitador de cursos profissionalizantes nas áreas Trabalhista e Previdenciária.

Com 11 anos de experiência na área, já atuou como Coordenador de Departamento Pessoal, conta com uma vasta experiência em empresas do 3º setor.

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